aion-portent

На фото: Автор статьи Олег Баранов, эксперт по работе с Китаем. Собственник европейской компании MBlighting. Основатель международной компании HTF Светодиодное освещение.

По моему опыту консультирования более 50 компаний в разных городах России, все отечественные предприниматели совершают одну и ту же ошибку – ассоциируют рост прибыли с увеличением продаж, но забывают уменьшать издержки. Как только падают продажи, все они начинают изучать маркетинг, внедрять новые технологии, чат-боты, CRM… Но не думают про эффективность бизнеса и оптимизацию расходов. Они не учитывают простую истину: прибыль – это доходы минус расходы. Как только вы выпишите все свои расходы за месяц, вы сразу увидите точки роста вашей прибыли.

В нашей компании первый раз мы задумались об оптимизации расходов бизнеса в 2015 году, когда началась первая волна спада продаж. Обороты компании на тот период составляли в среднем 25 млн рублей в месяц, и благодаря проведенным мероприятиям удалось сократить постоянные расходы на 690 тысяч рублей по сравнению с предыдущими месяцами. С тех пор мы прорабатываем вопрос расходов постоянно, и сейчас – особенно активно. На основе многолетнего опыта я сформулировал ряд советов, которые помогут предпринимателям гарантированно снижать расходную часть и тем самым увеличивать прибыль.

Не бойтесь сокращать кадры

Увольнять тех, кто долго проработал, всегда тяжело. Тем не менее, вы должны думать в первую очередь о будущем вашей компании. Чтобы компания стала более эффективной, вы обязаны сократить лишний персонал, объединив несколько должностей в одну или найти оптимальный по цене аутсорс.

Во времена экономического роста в стране мы наняли двух программистов 1С для налаживания работы системы в нашей федеральной сети магазинов. Они писали нам версию CRM на базе 1С. Со временем мы сократили сперва одного, отдав его функции по обслуживанию текущих вопросов главному программисту, а затем и второго ради оптимизации расходов. Это было непросто, но, посчитав среднюю загрузку специалистов и объем задач, которые они делали, мы поняли, что эффективнее будет отдать обслуживание 1С на аутсорс. Качество работы 1С от этого не ухудшилось. Зато аутсорс оказался на 30%-50% дешевле, чем содержание сотрудников с учетом аренды рабочего места, доли интернета, заработной платы и отпуска.

Важно знать! Пути оптимизации расходов на оплату труда это: сокращение персонала, обоснованное снижение оплаты труда, введение неполного рабочего дня, вывод персонала за штат (аутсорсинг, аутстаффинг, фриланс), оформление вынужденного простоя и как следствие, отправка сотрудников в административные отпуска.

Проводите налоговый аудит для оптимизации расходов

Если вы никогда не проводили налоговый аудит вашей компании, то будьте уверены – вы переплачиваете. Сегодня существует много компаний, которые смогут провести качественную аналитику по налогам в вашей компании и оптимизировать их, расформировав бизнес по различным организационно-правовым формам на законной основе.

После проведения аудита в нашей компании мы сократили налоговые платежи примерно на 20%. Для ряда предприятий мы выбрали формы налогообложения «УСН – Доходы» или «ЕНВД», что позволило нам уменьшать рассчитанный налог в два раза за счет уплаты страховых взносов за работников. Сумма сэкономленных средств составила около 80 тысяч рублей в месяц, что в год составило больше миллиона рублей.

Не стесняйтесь просить у контрагентов снизить цену

У любой компании есть постоянные расходы, которые оплачиваются по умолчанию, и предприниматели редко задумываются, что на них можно повлиять. На самом деле, цену всегда можно обсуждать с поставщиками и арендодателями для оптимизации расходов бюджета компании. Главное – проявлять настойчивость: не ограничиваться отправкой официального письма, но назначать встречи и оперировать аргументами.

Этот подход нам помогает снизить стоимость аренды в 95% случаев. Мы пишем письмо с просьбой снизить аренду на 10%. Если нам отказывают в письменной форме, мы встречаемся с лицом, принимающим решение. Аргументируя предложение тем, что мы стабильные и заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве, мы договариваемся практически в любом случае о снижении аренды минимум на 3-5%.

В целях оптимизации расходов и экономии средств можно сокращать расходы и на интернет. Особенно это эффективно, если у вас несколько филиалов и разные провайдеры. Год назад, снимая офис на шоссе Энтузиастов в Москве, мы при относительно недорогой аренде платили за интернет 14000 рублей при скорости 10 Мбит. Это была неимоверная переплата. Но в здании арендодателя был один провайдер, который им и принадлежал.

Наш специалист IT отдела вел с ними переговоры, но безуспешно. Тем не менее, мы написали им письмо с просьбой уменьшить стоимость интернета в два раза, на которое, естественно, получили отказ. Тогда я вызвал нашего IT специалиста попросил при мне сообщить им по телефону, что в случае отказа от скидки мы перейдем на мобильный интернет от другого провайдера. Через пару часов нам позвонил сам директор и сказал, что скидку в 50% он предоставит, но с одним условием: об этом больше никто не узнает. Так мы сэкономили 7000 рублей только на одном филиале – это 84 000 рублей в год.

Используйте площади экономно

Компании во всем мире оптимизируют арендные площади, внедряется оптимизация расходов системы складирования, но в России предприниматели до сих часто держат большие склады и офисы, потому что так было заведено, и переезд на более эффективную площадку приравнивается к пожару. Однако офисные помещения можно сократить, а от складов – и вовсе отказаться.

Лет шесть назад мы снимали огромные складские помещения под магазины в Москве и Петербурге. Но настроив систему автоматического учета и пополнения остатков мы поняли, что держать огромный склад нет смысла, и что выгоднее отгружать «с колес» через транспортные компании. Склады в больших городах мы переделали в маленькие комнаты с образцами, а продукцию отгружаем с главного склада в городе Орел для оптимизации транспортных расходов на предприятии. По мере необходимости транспортная компания доставляет груз клиенту, а стоимость доставки заложена в цену товара. Это позволило снизить расходы на аренду на 30%.

Применяйте доступные средства удешевления связи

По моему опыту, каждая третья компания в российских регионах еще не перешла на IP телефонию и переплачивает за услуги связи. Когда мы перешли на нее, то сразу начали экономить примерно 50% бюджета, который выделялся на связь. Исходящие звонки (их у нас около 30 000 минут в месяц) стали стоить 0,7-2,5 рубля за минуту. Но и это был не предел.

Как-то раз я наткнулся в интернете на очень хорошую идею уменьшения исходящей стоимости звонков, – использование GSM шлюза. Это устройство, в которое можно вставлять сим-карты (2, 4, 8, 16 штук и так далее) с очень выгодными тарифами на исходящие звонки. Данное устройство можно интегрировать с вашим IP АТС и обеспечивать работу через эти сим-карты на исходящие звонки.

Так как у нас своя IP АТС, то мы без труда интегрировали GSM шлюз на 16 сим-карт. Используя тариф одного из провайдеров, мы сократили стоимость исходящих звонков до 30 копеек за минуту! Причем отдел телемаркетинга отметил, что клиенты отвечают на звонки с мобильных номеров гораздо охотнее, чем с городских московских, как было до использования GSM шлюза. Так мы не только значительно сократили расходы на связь, но и увеличили конверсию ответов на холодные звонки нашего колл-центра.

Будьте системны и настойчивы

Все предприниматели задумываются о сокращении расходов, но большинство либо ограничиваются разовыми мероприятиями, либо бросают задачу на полпути, потому что сталкиваются с человеческим фактором в процессе внедрения изменений. Расскажу, с какими сложностями приходится сталкиваться мне, и как я с ними справляюсь.

Нежелание сотрудников работать на результат. Многие люди, когда получают задачу оптимизировать расходы, просто хотят поставить галочку и отписаться – извините, сделали, но не получилось. Чтобы это избежать, мы ввели оптимизацию расходов предприятия в число приоритетных бизнес-целей и назначили ответственное лицо за каждое направление. Я подробно расписываю задачу в виде чек-листа, в котором заложены все этапы – звонок, его время, встреча, ее итоги. Я могу отследить этот звонок, послушать, правильно ли был проведен разговор.
Отсутствие у сотрудников веры в успех. Я зачастую встречаю одно и тоже возражение – это нереально! В таких случаях можно подключиться и самому. Были случаи, когда я лично участвовал в переговорах о понижении арендной ставки вместо со своими менеджерами, и добивался успеха несмотря ни на что.

Все возможно, если включить мозги и проявить определенные напор и желание. Тогда результат не заставит себя ждать. Оптимизация расходов бюджетных организаций строится по аналогичной схеме лишь с некоторыми изменениями. Данные советы по оптимизации расходов универсальны, поэтому их можно применить и в бюджетном учреждении.

Источник: promdevelop.ru