Экстренные ситуации в офисе. Что делать?
Спокойный и размеренный рабочий процесс может в любой момент прерваться экстренной ситуацией, требующей мгновенного решения. Все ситуации предусмотреть невозможно, однако можно рассмотреть некоторые из них, чтобы знать, что делать.
Наиболее ценным ресурсом человека является время, и это наиболее вероятная жертва, которую может потребоваться принести в случае экстренных обстоятельств. Один из форс-мажоров, который может произойти на рабочем месте – потеря важной информации из-за неисправности оборудования. Как правило, особо важные наработки хранятся на дисках, флешках или на файловом сервере, однако нередки случаи, когда их попросту не успели скопировать. Необходимо проверить электронную почту, если утерянные документы были отправлены, а также найти всю необходимую информацию и приступить к восстановлению данных. В одной компании был случай, когда база данных, формировавшаяся в течение недели, была утеряна вследствие неисправности жесткого диска компьютера. Сотрудник взял ноутбук домой и проработал с вечера пятницы до вечера воскресенья, но восстановил данные, составив базу, частично восстановив ее, опираясь на электронную почту, а частично создав с чистого листа.
Рабочий процесс – цепь из звеньев, каждое из которых можно заменить на другое, не идентичное исходному, но осуществляющее такие же функции. При отправке особо важных документов многие компании доверяют доставку специализированным компаниям. Однако при работе в таких сферах деятельности, как международные проекты, возможны ситуации, когда отправка проектной заявки может опоздать из-за нехватки времени на сбор необходимых бумаг. Тут может потребоваться самостоятельная доставка. В качестве примера можно рассмотреть случай, который произошел в одной некоммерческой организации. Проектная заявка была подготовлена для отправки, однако при последней проверке было обнаружено, что бланк о партнерстве одного из потенциальных участников проекта отсутствует. Его успели достать только утром того дня, когда был последний срок подачи заявки, и, естественно, ни одна служба доставки не успела бы доставить пакет до места назначения за семь часов. Одним из сотрудников было принято решение лететь самолетом и лично передать пакет заявки. Проект был успешно доставлен и впоследствии заявка выиграла.
В российском бизнесе основным «топливом» являются связи. Используя их грамотно, можно разрешать, казалось бы, неразрешимые ситуации, в том числе и связанные с деньгами. Некоммерческая организация, работающая с детскими домами, организовала благотворительное театральное представление, на котором и зрителями, и актерами должны были стать дети-сироты. Однако когда пришло время платить за арендованное помещение, а также реквизит и проезд детей на место проведения мероприятия, обнаружилась небольшая нестыковка: благотворительный фонд из-за проблем со спонсорами не успевал отправить деньги. Не сразу, но выход был найден: у руководителя проекта, посвященного детям-сиротам, были знакомые, которые помогли сбить цену как на транспортировку и питание, так и на реквизит и аренду зала. Вопрос с деньгами был решен через тех же знакомых, которые помогли найти спонсоров и телевизионную компанию, которая взялась освещать мероприятие.
Однако ни один из сотрудников, участвовавших в разрешении проблем, описанных выше, не получил ни повышения, ни материального вознаграждения за свои труды. Форс-мажор, произошедший с ними, не волновал начальство. Единственное, что было важно – результат, а все остальное является рабочими задачами, в том числе экстренные обстоятельства. Помните об этом, если подобные ситуации вдруг коснутся и вас.
Источник: