Как нумеровать кадровые приказы
При оформлении кадровых приказов необходимо большое внимание уделять их юридическому значению. Для обладания законной силой, они должны содержать ряд необходимых реквизитов, в том числе регистрационный индекс или, по-другому, номер документа. Правила регистрации приказов определяются локальным документом учреждения, но существуют также общераспространенные правила.
1
Порядковый номер приказа по кадрам является также его регистрационным номером (индексом). Нумерацию всех приказов (распоряжений) по кадрам ведите в течение делопроизводительного года отдельно для каждой группы распорядительных документов в специальных регистрационных формах.
Делопроизводительный год обычно совпадает с календарным (1 января — 31 декабря). Но есть исключения, например, учреждения культуры, образования и т.п., канцелярский год в которых начинается 1 сентября.
2
Для начала разграничьте все приказы по отдельным группам. Разделите бумаги соответственно их сроку хранения на документы долгосрочного хранения и документы краткосрочного хранения.
В крупных организациях, насчитывающих большое количество работников, для удобства выделите в пределах массива приказов с одинаковым сроком хранения несколько групп по однородной тематике.
К примеру, документы долгосрочного хранения можно разделить на группы: приказы о приеме, приказы об увольнении, приказы о переводе. А бумаги краткосрочного хранения можно разграничить на серии: приказы об отпусках, приказы о командировках.
В организациях с очень большой штатной численностью иногда приходится разрабатывать буквенные обозначения приказов по каждой категории персонала.
3
Далее каждую из этих групп приказов по личному составу зарегистрируйте в специальных формах. В качестве регистрационной формы можно использовать журнал, регистрационно-контрольные карточки либо систему электронного документооборота. У каждой из этих форм есть свои преимущества и недостатки.
Регистрационно-контрольные карточки и электронные картотеки, которые обычно дублируют друг друга, более удобны для систематизации и поиска. Регистрационные журналы обеспечивают большую информационную безопасность.
Регистрационные формы не имеют строгого стандарта, но обычно содержат следующие данные:
— дата;
— порядковый номер приказа;
— кто подписал (должность, фамилия);
— краткое содержание приказа;
— основание;
— исполнитель.
4
Теперь, чтобы нумеровать приказы по кадрам, вам достаточно заглянуть в соответствующий журнал и присвоить документу очередной индекс.
Источник: