Как обеспечить сохранность бухгалтерских документов
В первичной документации бухгалтерского учета предприятия содержится информация обо всех хозяйственных операциях, движении денег, начислении и выплате заработной платы, уплате налогов. На основании этих документов ведется учет, поэтому утрата даже одного документа искажает бухгалтерскую отчетность и является правовым нарушением. Согласно ст. 17 закона «О бухгалтерском учете», предприятия должны самостоятельно обеспечить сохранность бухгалтерских документов.
1
Закон определяет срок хранения первичной бухгалтерской документации в 5 лет, тогда как Налоговый Кодекс РФ ограничивает срок хранения 4-мя годами. Во избежание штрафных санкций, предусмотренных КоАП (ст. 15.11), следует все же придерживаться более длительных сроков, регламентированных законом. Кроме того, существует перечень, утвержденный приказом Росархива от 6 октября 2000 г. Согласно ему, срок хранения должен определяться в соответствии с видом каждого конкретного документа.
2
Установите приказом сроки хранения первичной бухгалтерской документации с учетом положения закона и регламентами, установленными перечнем. В приказе оговорите, с какого момента следует исчислять сроки хранения. В общем случае, началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором документ закончен делопроизводством. Для книги покупок и книги продаж начало срока хранения установите с даты последней записи (п.п. 15 и 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914).
3
Выделите для документов бухгалтерии отдельное помещение, которое необходимо оборудовать несгораемыми шкафами и специальными сейфами. Сейфы предназначаются для хранения бланков строгой отчетности, кроме того, в них можно хранить те бумаги и документы, которые имеют гриф «Коммерческая тайна». Определите приказом порядок доступа к этим сейфам, ответственных лиц, уполномоченных главным бухгалтером, а также порядок выдачи первичной документации из хранилища.
4
В том случае, когда предприятие достаточно крупное и документов много, организуйте специальный архив. В него следует передать бумаги, предназначенные для постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Все остальные бухгалтерские документы, сроком хранения до 10 лет включительно, храните в специальном помещении до момента их уничтожения.
Источник: