Как оформить письмо-просьбу
Поводов для обращения с просьбой в деловом письме может быть множество. Начиная с ходатайства о предоставлении информации и заканчивая петицией на тему благотворительности. Такое обращение может быть адресовано налоговой службе, бизнес-партнеру или частному лицу. В любом случае его оформление подчиняется общепринятым законам делопроизводства, а содержание регламентируется деловой этикой.
Начните с подготовки формы письма. Здесь вам понадобится фирменный бланк организации с размещенными на нем реквизитами компании. Частному лицу достаточно приготовить стандартный лист офисной бумаги. В части, традиционно отводимой для указания реквизитов адресата (вверху справа), напишите наименование организации, должность ответственного лица, его фамилию и инициалы. Напротив разместите дату составления документа.
Начать письмо лучше всего с обращения по имени и отчеству, размещенных после слова «Уважаемый». Но зачастую, особенно в тех случаях, когда исполнитель запроса неизвестен, допустимо сразу переходить к содержательной части письма и непосредственно просьбе «Просим Вас…». Старайтесь придерживаться делового стиля изложения. Будьте кратки и корректны, избегайте лишних фраз и формулировок.
Изложите свою просьбу и опишите обстоятельства, заставившие вас обратиться к указанному лицу. Кроме того, опишите предысторию, привлеките внимание к проблеме. Напомните об обязательствах. К примеру, сошлитесь на заключенный между сторонами договор о своевременном информировании партнеров. Сообщите о возможном положительном результате, который будет получен вследствие оказания требуемой помощи.
Для письма, содержащего просьбу об оказании благотворительной помощи, будет уместно привести список авторитетных лиц, участвующих в проекте и рекомендовавших обратиться к адресату. Важным может стать информирование о готовности представить полный документальный отчет о расходовании полученных средств. Бизнесмены оценят такой подход.
В заключительной части уместно будет выразить надежду на понимание и благодарность «Заранее благодарим Вас». Подпишите письмо у руководителя вашей организации, напишите его должность, расшифруйте подпись в скобках, указав фамилию и инициалы уполномоченного лица. Обязательно зарегистрируйте письмо в качестве исходящего документа у секретаря компании. Теперь останется только передать письмо адресату любым удобным способом.
Источник: