Как оформить сопроводительное письмо
Существуют определенные правила для написания сопроводительнго письма, которые необходимо соблюдать. Универсального шаблона ко всем видам писем нет. Однако, придерживаясь требований общей стилистики, можно составить грамотную бумагу.
1
Сопроводительное письмо чаще всего используется для направления пакета документов. Оформляется оно строго в официально-деловом стиле. Адресуется конкретному физическому лицу либо организации. Если отправитель юридическое лицо, сопроводительное письмо должно быть составлено на фирменном бланке организации. В теле письма должна быть указана исходящая дата, регистрационный номер (присваивается по исходящему журналу), наименование организации или адресата (указывается полностью фамилия, имя и отчество).Обращение к адресату необходимо начинать со слов «Уважаемый…» — и далее по имени и отчеству. Текст сопроводительного письма должен содержать заголовок, общий текст, включая перечень прилагаемых к письму документов, подпись.Если отправитель сопроводительного письма — юридическое лицо, то обязательна печать и данные об исполнителе (фамилия и инициалы, контактный номер телефона).
2
Сопроводительное письмо может быть составлено и в электронном виде, при направлении каких-либо файлов, писем, изображений. В этом случае сопроводительное письмо оформляется для того, чтобы пояснить сложные моменты, указать сроки исполнения, что-то дополнить. Отправляется отдельным от приложений файлом.
Заголовок такого сопроводительного письма должен отвечать на главный вопрос — «О чем?». Например, о закупках, о конференции и др.
3
Текст сопроводительного письма можно начать со следующих фраз: «В связи с условиями договора №1 от 00.00.00 г. направляем вам пакет документов…»; «Направляем вам материалы проверки…» и т.п.
Источник: