Как оплатить проезд сотруднику
Порядок оплаты проезда сотрудникам организации зависит от того, как квалифицируется проезд. Работа, имеющая разъездной характер, предполагает компенсацию, точно так же, как и поездки сотрудников в командировки. Служебной командировкой, согласно ст. 166 Трудового Кодекса РФ, считается любая поездка вне места постоянной работы сотрудника по письменному распоряжению работодателя на определенный срок по служебному поручению.
1
Чтобы оплатить проезд сотруднику в командировку, ее нужно оформить соответствующим образом. Издайте приказ о направлении сотрудника в командировку, выпишите ему командировочное удостоверение, а также служебное задание по унифицированной форме, в которую также входит отчет о выполнении. Чтобы все соответствовало букве закона, в трудовом договоре должно быть указан адрес стационарного рабочего места этого работника.
2
Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить расходы сотруднику, направляющемуся по приказу в командировку. К ним относятся расходы: на проезд к месту командировки, по найму жилого помещения, компенсационные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства – суточные, иные расходы, которые будут произведены с ведома работодателя.
3
Размеры компенсационных выплат и порядок возмещения командировочных расходов определите в соответствии с коллективным договором вашего предприятия или локальными нормативными актами, разработанными по этому вопросу. Предприятие имеет право этими локальными актами устанавливать собственные размеры компенсаций, но, чтобы они не считались доходом и не облагались налогом, размер суточных для командированного работника в пределах территории РФ не должен превышать 700 рублей.
4
Предусмотрите соответствующие компенсации в локальных нормативных актах. В этом случае страховые взносы на компенсацию расходов на проезд от места пребывания работника до места командировки начисляться не будут. Согласно ст. 9 Закона «О страховых взносах…», выплаты, имеющие компенсационный характер, не облагаются страховыми взносами.
5
Не подлежат обложению НДФЛ, согласно п. 3 ст. 217 Налогового Кодекса РФ, документально подтвержденные расходы на билеты к месту назначения и обратно, транспортные и комиссионные сборы, оплата за проезд на вокзал и обратно в местах отправления, назначения и транзитных пересадок. Не учитываются как доход оплаченный организацией провоз багажа, расходы по найму жилья и услуг связи.
6
Расходы на проезд к месту работы от места, где командировочный снимает жилье, не признаются командировочными расходами, так же, как и иные расходы, возмещаемые работнику по решению руководства (поездки на такси, экскурсионное обслуживание). Если предприятие решило их возместить, то они подлежат включению в его совокупный доход и облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов.
Источник: