Как организовать семинар в 2017 году
Семинар – важнейший маркетинговый инструмент, позволяющий не только поддерживать контакты с клиентами, но и увеличивать объемы продаж. Грамотно составленный план во многом определяет успешность мероприятия. Он помогает рассчитать ресурсы, привлечь участников, предусмотреть форс-мажор. Рассмотрим необходимые этапы подготовки на примере семинара по продвижению нового товара или услуги.
Вам понадобится
Проектор, белый экран, ноутбук, микрофон, доска
1
Программа семинара определяется его целью. Если вы хотите представить, например, новое программное обеспечение, целесообразно предусмотреть несколько докладов. В одном обозначить актуальность проблемы, в другом – представить сам продукт, и в завершении рассказать об опыте его внедрения. После докладов, особенно если они информационно насыщенны, необходимо оставить время для вопросов, а также организовать для участников кофе-брейк.
2
«Как лодку назовете, так она и поплывет» — гласит народная мудрость. В полной мере это относится и к теме мероприятия. Она должна быть не только актуальной, но и грамотно сформулированной, согласовывающейся с темой семинара. Тема может быть задана в вопросительной форме, например «Как организовать бюджетирование?» или иметь в конце восклицательный знак – «Знакомьтесь: интернет-трейдинг!» Главное, она должна заинтересовывать и хорошо запоминаться.
3
Перед тем, как определить дату проведения семинара, выясните, не совпадает ли она с другими важными мероприятиями. Не стоит назначать мероприятие перед праздниками, выходными, а также во время массовых отпусков – есть риск потерять значительную часть аудитории.
4
Место проведения семинара выбирайте легко доступное, желательно расположенное в центре города. Арендуйте помещение в бизнес-центре, гостинице, кинотеатре. Небольшое мероприятие может пройти и в вашем офисе при наличии соответствующих технических возможностей.
5
Поручите составление списка потенциальных участников отделу продаж. Им должно быть известно, какие компании или физические лица могут заинтересоваться данной темой. Если «наработанной» базы еще нет, можно заказать ее в информационном агентстве. При определении количества приглашенных учитывайте тот факт, что из 100 приглашенных выразят желание придти около 20, а посетят семинар в лучшем случае 10 участников. Поэтому закладывайте необходимый «запас».
6
Это, пожалуй, самый важный этап организации мероприятия, так как от него зависит количество участников. Подготовьте пресс-релиз, графические макеты, разработайте текст приглашения. Специалисты рекомендуют проводить рекламную кампанию по нескольким каналам: телемаркетинг, реклама в СМИ, размещение информации на корпоративном сайте. Если сайт вашей компании хорошо известен, поместите на нем регистрационную форму.
7
Обозначьте срок, к которым специалисты должны подготовить доклады. Целесообразно установить эту дату заранее, чтобы иметь возможность внести корректировки. Доклады должны быть выдержаны в единой корпоративном стиле, нести важную и интересную информацию. Слушателям будет удобнее воспринимать информацию, если краткие тезисы докладов вынести на отдельный лист.
8
Как правило, раздаточный материал включает в себя блокнот, ручку, рекламно-информационные буклеты, образцы продукции. Запаситесь визитными карточками для докладчиков и менеджеров, с которыми участники будут общаться в ходе мероприятия. Для получения обратной связи подготовьте анкеты участников семинара.
9
За два дня до даты проведения семинара составьте списки участников. Поручите секретарю подготовить раздаточный материал, бейджи для участников и докладчиков. Проведите «генеральную репетицию»: еще раз прослушайте доклады, удостоверьтесь в работоспособности всего оборудования. Помните: основная часть работы уже позади, и она обязательно принесет свои плоды.
Источник: