Как подшивать договоры

0 Comments

Как подшивать договоры

Документация в некоторых компаниях хранится десятилетиями. Чтобы важные бумаги не помялись и не потерялись, их нужно подшивать в папки из твердого картона или пластмассы. Для идентификации давайте каждому договору отдельный номер.

1

Чтобы нужный договор было легко найти, заведите книгу учета. Присваивайте документу номер и заносите его в этот журнал. Кроме номера, вписывайте дату заключения договора. Запись в журнале должна выглядеть так: 1. договор №123ТП от 22.02.2011. В примечаниях можно указать суть договора, когда того требует корпоративный стиль ведения документации.

2

Если в компании существует несколько юридических лиц, заведите для каждого свою книгу учета договоров. Применяйте в обозначениях условные символы. Например, договора ОАО «Маша и медведи» записывайте как 123ММ. А ценные бумаги от ЗАО «Три поросенка» помечайте 123ТП. Номера присваивайте по порядку, чтобы не возникло путаницы.

3

Когда договор прошел все согласования, подписан у генеральных директоров обоих сторон, поставлены печати, его можно подшивать в папку. Выбирайте папки в жесткой обложке — они обеспечат документам сохранность. Для каждого юридического лица необходим свой скоросшиватель.

4

Перед тем листы. Возьмите дырокол и пробейте новые отверстия. Вложите документ в папку и закрепите его специальными усиками. Отделите один договор от другого чистым листом А4.

5

Подшивать договора можно и другим способом. Для этого понадобятся прозрачные файлы. Каждый документ вкладывайте в отдельный файл и закрепляйте в папке.

6

Не храните в одной папке слишком много договоров — они могут помяться. Папка должна легко закрываться, отдельные листы не должны торчать наружу.

7

Для хранения папок с договорами заведите отдельную полку в шкафу. На папке напишите год и юридическое лицо, которому принадлежат документы. Это позволит быстро найти нужные бумаги в случае надобности.

8

Папки с договорами трехлетней давности нет необходимости всегда держать под рукой. Разложите их в картонные коробки, подписав год и юридическое лицо, на которое оформлены документы. Коробки отправьте на склад. Выбирайте для хранения сухое место. Влажность губительна для бумаги.

Источник: www.justlady.ru

Добавить комментарий