Как проводить заседания
Проведение разного рода заседаний – необходимый и обязательный инструмент принятия управленческих решений. Как правило, на них собираются компетентные в каком-либо узком вопросе специалисты, которые обмениваются мнениями по нему и принимают общее решение. Это своего рода форма «мозгового штурма» и чтобы обеспечить его эффективность, организовать проведение заседания нужно правильно.
Подберите помещение в зависимости от заявленного количества участников. Такая форма делового общения предполагает необходимость тесных контактов между участниками, поэтому их надо разместить так, чтобы все они могли свободно обмениваться мнениями друг с другом. Идеальный вариант – «круглый стол», но вполне хорош и тот, когда участники сидят за столами, расставленными по периметру помещения, лицом друг к другу. Если их не очень много, то рассадить их можно и за одним недлинным прямоугольным столом.
Узнайте тему заседания, список участников, обзвоните каждого и поинтересуйтесь, нужна ли будет какая-то оргтехника при проведении заседания. Иногда на такого рода собраниях участники делают презентации и доклады. В этом случае помещение необходимо обеспечить достаточным количеством розеток, компьютером, проекционным экраном.
Позаботьтесь о том, чтобы на столах было все необходимое – стаканы и бутылки с минеральной водой, ручки и листы писчей бумаги. Даже если все участники собрания – мужчины, не стоит ставить на столы пепельницы, чтобы не страдали те, кто не курит.
Обдумайте вопросы, которые будут включены в повестку заседания. Они должны быть такими, которые решить в рабочем порядке не представляется возможным. Продумайте оптимальный порядок выступлений, чтобы решаемые на заседании вопросы были освещены с максимальной полнотой. Составьте повестку и ознакомьте с ней участников заседания. Если у них есть дополнения и корректировки, то внесите их, при необходимости.
В процессе решения серьезного вопроса участники заседания могут выступить с докладами. Попросите их представить тезисы докладов и также разошлите их тем, кто будет участвовать в заседании. К ним можно приложить имеющиеся аналитические или статистические материалы по обсуждаемым вопросам.
Если они достаточно серьезны и многочисленны, то есть смысл оборудовать отдельное место для секретаря, который запишет все, что было высказано в результате обсуждения.
Источник: