Как составить письмо поставщику
Сложности деловой переписки знакомы многим. При составлении письменного обращения к своим поставщикам нельзя упускать ни одной мелочи. Именно от правильно составленного письма порой зависит, каким образом будут развиваться дальнейшие отношения с компанией.
Вам понадобится
Реквизиты компании;
реквизиты адресата;
регламент компании о ведении деловой переписки;
договор поставки;
законодательство РФ (гражданский кодекс).
1
При составлении письма поставщику, первым делом следует написать гриф с указанием реквизитов компании. Безликое письмо может не оказать никакого влияния на адресата. Правильно оформляйте наименование организации, если есть необходимость, напишите подразделение и должность лица, которое обращается к поставщику. Реквизиты организации следует указать в начале и конце письма. Здесь должны присутствовать юридический и физический адрес, номер телефона. Кроме того, напишите, к кому это письмо адресовано.
2
Обязательно укажите, на основании каких документов действует сотрудничество между организациями. Так адресат быстрее найдет нужные документы и поймет, о чем идет речь в тексте письма.
3
Обращайтесь к адресату уважительно, если знаете имя и отчество, то желательно адресата называть в письме именно так. Изложите в теле письма суть вашего обращения. Следует подробно, в датах и фактах описать все необходимые детали. Завершите письма сообщением о том, чего именно вы хотите от поставщика. Конкретно и адресно пишите ваши требования, просьбу, обращение. Нельзя допускать неоднозначности сказанного, потому как на неоднозначные фразы может последовать неправильная реакция.
4
Подпишитесь в конце текста. Проставьте дату обращения, также нужна подпись. В большинстве случаев письмо поставщику заверяется фирменной печатью или штампом. В некоторых организациях существует регламент, уточните, есть ли в вашей организации такой норматив.
5
Распечатайте два экземпляра письма, чтобы текст и дата письма в любой нужный момент были под рукой, желательно подшить копию в исходящие документы.
Источник: