Как утверждать документы
Практически каждый распорядительный документ внутри организации должен быть утвержден ее руководителем. Это означает, что на документе должна присутствовать его подпись и дата утверждения. В некоторых случаях может потребоваться также печать. Без визы первого лица организации такой документ не имеет никакой законной силы.
Вам понадобится
— авторучка;
— печать (не во всех случаях);
— утверждаемый документ.
1
В идеале руководитель должен прочитать или хотя бы бегло просмотреть каждый такой документ.
Конечно, на практике они могут быть достаточно объемными, а босс, особенно в крупной фирме, просто не располагать временем для вдумчивого чтения.
Однако ознакомиться с каждой бумагой надежнее: кто знает, что подсунули сотрудники.
В крупных компаниях, впрочем, часто достаточно наличия подписей ответственных лиц более низкого ранга. Хотя не исключены и варианты, когда все они подписали документ, не глядя.
2
Типовая форма многих корпоративных документов автоматически предполагает место для визы первого лица в верхней части первой страницы — текст «Утверждаю» и место для даты и подписи.
В этом случае достаточно расписаться, при необходимости расшифровать подпись и поставить, если требуется печать.
3
Если же форма иная, желательно написать «Утверждаю» от руки, поставить дату и расписаться.
Но на практике нередко первое лицо организации ограничивается лишь датой и подписью (ее наличие подразумевает, что документ одобрен), а то и только своим автографом.
Источник: