Как правильно вести бухгалтерию в малом бизнесе
Основы бухгалтерского учета для малого бизнеса
Ведение бухгалтерского учета является обязательным для любого юридического лица, в том числе и для малого бизнеса. Правильно организованный учет позволяет контролировать финансовые потоки, отслеживать доходы и расходы, выявлять резервы для оптимизации затрат. Для малого предприятия очень важно грамотно выстроить систему учета, чтобы получать достоверную и своевременную информацию для принятия управленческих решений.
Формы бухгалтерского учета
Существует две основные формы ведения бухгалтерского учета:
- Простая форма — подходит для микропредприятий с небольшим объемом хозяйственных операций. В этом случае ведется Книга учета доходов и расходов.
- Двойная форма — необходима для малых предприятий, имеющих более широкий спектр деятельности. Предполагает составление бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах.
Выбор формы зависит от выбранной предпринимателем системы налогообложения. Например, при упрощенке достаточно простой формы. А вот при общем режиме налогообложения требуется переход на двойную форму.
Основные принципы бухгалтерского учета в малом бизнесе
Чтобы бухгалтерия выполняла свои функции, необходимо придерживаться следующих основных принципов:
- Полнота отражения. В учете фиксируются все факты хозяйственной деятельности.
- Осмотрительность. Активы и доходы не завышаются, обязательства и расходы не занижаются.
- Приоритет содержания над формой. Операции отражаются в соответствии с их экономической сущностью.
- Непротиворечивость. Тождество данных аналитического и синтетического учета.
- Рациональность. Ведение учета должно быть экономически оправданным.
Соблюдение этих принципов обеспечивает получение достоверной и полной информации о деятельности предприятия.
Документооборот в малом бизнесе
Любая хозяйственная операция должна оформляться первичным документом. Документооборот — это поток документов на предприятии, отражающих осуществляемые финансово-хозяйственные процессы.
Основные этапы документооборота:
- Составление первичных документов.
- Проверка первичных документов.
- Обработка документов.
- Передача в бухгалтерию.
- Бухгалтерская обработка.
- Передача в архив.
Для малого бизнеса оптимальный вариант — упрощенный документооборот. Это позволяет сократить трудозатраты на оформление документов и обработку данных.
Бухгалтерские регистры
Данные первичных документов систематизируются в бухгалтерских регистрах. Основные из них:
- Главная книга
- Журналы-ордера
- Оборотные ведомости
- Анализ счетов
- Книга покупок и продаж
Регистры ведутся в электронном или бумажном виде. Данные в них накапливаются, систематизируются, что позволяет в любой момент проанализировать любой участок деятельности.
Учет основных хозяйственных процессов
Рассмотрим особенности учета основных бизнес-процессов в малом предприятии.
Учет расчетов с контрагентами
Основные операции:
- Оплата полученных товаров, работ, услуг.
- Продажа продукции, товаров.
- Предоставление/получение авансов.
- Учет дебиторской/кредиторской задолженности.
Оформляются договорами, счетами, актами, накладными, платежными поручениями. Данные сводятся по субсчетам счетов 60, 62, 76.
Учет основных средств
Включает:
- Поступление.
- Амортизация.
- Внутреннее перемещение.
- Ремонт.
- Модернизация.
- Выбытие.
Используются акты приемки, накладные на внутреннее перемещение, акты ремонтов. Данные фиксируются на счете 01.
Учет материальных запасов
Отражается:
- Поступление материалов.
- Списание на производство/хознужды.
- Реализация.
- Инвентаризация.
Документы: накладные, акты списания, ведомости инвентаризации. Данные отражаются на счетах 10, 41, 43.
Учет готовой продукции
Включает:
- Оприходование выпущенной продукции.
- Списание реализованной продукции.
- Инвентаризация.
Используются накладные, акты реализации, ведомости инвентаризации. Данные фиксируются на счетах 40, 41, 90.
Учет финансовых результатов
Предполагает:
- Начисление выручки от реализации.
- Списание себестоимости.
- Определение финансового результата.
Оформляется актами, накладными. Данные отражаются на счетах 90, 91, 99.
Бухгалтерская отчетность малого предприятия
Малые предприятия предоставляют следующую отчетность:
- Бухгалтерский баланс.
- Отчет о финансовых результатах.
- Декларации по налогам (НДС, налог на прибыль, ЕСН, УСН).
- Статистическая отчетность.
- РСВ (отчетность в ПФР).
Микропредприятия на упрощенке могут сдавать только налоговую декларацию. Отчетность сдается в электронном виде через Интернет.
Налоговый учет
Важный элемент бухучета малого бизнеса — налоговый учет. Его данные используются для расчета налоговой базы по налогам. Налоговые регистры:
- Книга покупок и продаж.
- Книга учета доходов и расходов.
- Анализ счета 69.02.
Правильно организованный налоговый учет позволяет оптимизировать налоговую нагрузку, используя все льготы и вычеты.
Автоматизация учета в малом бизнесе
Для упрощения учета малым предприятиям имеет смысл внедрить бухгалтерскую программу. Она позволяет:
- Автоматизировать рутинные операции.
- Ускорить обработку первички.
- Сократить количество ошибок.
- Оперативно получать нужные отчеты.
- Контролировать состояние расчетов.
Программы бывают облачные и клиентские. Первые дешевле и не требуют установки. Но для работы нужен интернет. При выборе программы важно учесть масштаб и специфику деятельности.
Аутсорсинг бухгалтерии для малого бизнеса
Если нет возможности вести полноценную бухгалтерию, можно передать ее на аутсорсинг. Это позволяет:
- Снизить расходы на бухгалтера.
- Получать квалифицированное бухобслуживание.
- Избежать штрафов за ошибки в отчетности.
- Сосредоточиться на основном бизнесе.
При выборе аутсорсера нужно обратить внимание на отзывы клиентов, опыт работы с малым бизнесом, стоимость услуг. Это позволит получать своевременную и качественную бухотчетность без лишних затрат.
Выводы
Таким образом, грамотная организация бухучета — залог эффективного управления малым бизнесом. Необходимо выбрать оптимальную форму учета, наладить документооборот, вести учет по основным участкам, своевременно сдавать отчетность. Автоматизация учета или передача на аутсорсинг поможет минимизировать риск ошибок. При соблюдении основных принципов и правил можно создать эффективную систему бухучета для малого предприятия.