Как организовать переезд офиса
Бывает так, что компания увеличила штат сотрудников и возникла необходимость поиска нового офиса. При переезде потребуется перевезти всю офисную мебель, оргтехнику, документы и канцелярские принадлежности, сохранив все имущество фирмы в целости и сохранности.
1
Если ваша организация не очень большая, со скромным бюджетом и ей предстоит офисный переезд, тратить деньги на услуги транспортной компании необязательно. Такой переезд вполне можно организовать силами штатных сотрудников фирмы. Это позволит каждому работнику ощутить себя важной частью дружной команды.
2
В первую очередь нужно провести небольшую ревизию, а затем избавиться от ненужных и старых вещей, занимающих лишнее место. После этого следует создать инициативную группу и поручить ответственному сотруднику организацию офисного переезда. Таких ответственных может быть несколько человек — по одному на каждый отдел, причем у каждого должен быть свой объем работы.
3
Подготовив всю технику и остальное имущество, можно начинать их упаковывать. Каждую коробку необходимо подписать или промаркировать, чтобы избежать путаницы в процессе распаковки на новом месте. Следует все упаковать максимально рационально и компактно. Так, канцелярские предметы и документы нужно сложить отдельно друг от друга. Все важные папки с документами за несколько дней до переезда желательно сдать на хранение ответственному лицу, чтобы в дальнейшем они не пропали. Все личные вещи сотрудников, которые они принесли на работу из дома, на время переезда им лучше забрать обратно.
4
Самым сложным этапом организации офисного переезда является перевозка мебели. Ее можно транспортировать и в разобранном, и в собранном состоянии. Однако, чтобы ее разобрать, лучше пригласить специалиста. Аккуратно и ничего не сломав, он сможет все правильно разобрать, поможет сложить и упаковать. Такого специалиста можно найти почти в любой мебельной фирме. Оплачивать его услуги нужно за каждую собранную и разобранную единицу.
5
Если ваша фирма переезжает часто, мебель лучше не разбирать, так как от этого она довольно быстро сломается. В случае, если вы хотите перевозить мебель в собранном состоянии, ее понадобится максимально облегчить. Для этого следует снять со шкафов все стекла и зеркала, вытащить выдвижные ящики и полки. Декоративные элементы нужно обернуть упругим картоном, а подвижные элементы — закрепить скотчем. Кресла и стулья желательно подписать, а ножки, спинки и ручки мебели — обернуть пупырчатым полиэтиленом. Громоздкую мебель желательно перевозить в самую первую очередь.
6
Когда имущество компании будет готово к переезду, следует разделить сотрудников на две группы. Одна станет заниматься отправкой, а другая будет встречать транспортное средство, принимать мебель, а затем расставлять ее в новом офисе. После переезда необходимо убрать весь мусор в старом помещении. Чтобы упростить все эти задачи, можно заранее разработать план, который поможет скоординировать процесс и позволит облегчить работу каждого сотрудника.
7
Для того чтобы сберечь силы, нервы и время, вы можете обратиться в специализированное мувинговое агентство, которое специализируется на офисных переездах. Стоимость объема работ и услуг, используемые транспортные средства, на которых будет производиться переезд — все это сразу оговаривается и фиксируется в договоре. Поскольку такое агентство специализированное, его сотрудники обучены, а автомобили оборудованы специальными креплениями и подъемниками, за сохранность мебели и техники можно не беспокоиться.
8
Также специалисты мувинговых компаний аккуратно занесут мебель в новый офис. Вы сможете заказать у них разборку и сборку нестандартной и массивной мебели, отключение и переподключение офисной техники. Подобные фирмы работают и в выходные дни. А значит, ваши сотрудники смогут просто прийти в первый день недели в новый офис и сразу приступить к работе.
Источник: