Как правильно спланировать рабочее время

Вам кажется, что начальство сильно нагружает вас заданиями, вы не успеваете вовремя предоставлять отчеты и постоянно таскаете папки домой? Чтобы не просиживать все домашние вечера за расчетами, необходимо правильно спланировать свое рабочее время.

Первым делом составьте список всех обязанностей, которые вы выполняете на службе. Для этого на чистом листе в столбик в течение дня записывайте все, чем вы занимались, на какие вопросы отвлекались и прочее. Обязательно проставляйте время, т.е. сделайте фотографию своего рабочего дня.

Теперь проанализируйте свою занятость. Посмотрите, какие часы были самыми продуктивными, когда вы успели сделать самую сложную работу, а в какое время просто валяли дурака. В дальнейшем на самый пик своей работоспособности оставляйте самую сложную работу.

Постарайтесь избавиться от вредной привычки болтать по телефону или бегать на перекуры. Ведь за это время вы успеете выполнить еще несколько расчетов или чертежей.

Обязательно составляйте план на следующий рабочий день. Специально указывайте себе больше задач, которые необходимо успеть сделать в рабочее время. Это вас организует, вы не будете отвлекаться на бессмысленные разговоры с сослуживцами. Закрепите план на видном месте и вычеркивайте уже решенные вопросы.

Самые мелкие вопросы, зачастую отнимают уйму времени. Поэтому сгруппируйте их и выполняйте в обозначенное время. Допустим, с десяти до одиннадцати работайте с клиентами на телефоне, а после обеда выделите час для ответа на электронные письма.

Научитесь правильно разговаривать по телефону. Четко продумайте линию разговора, составьте вопросы, на которые хотели бы услышать конкретные ответы. Это значительно сократит время разговора и сэкономит ваше время.

В первую очередь пытайтесь выполнять срочные и важные дела, особенно, если они относятся к тем обязанностям, которые прописаны у вас в должностной инструкции или трудовом соглашении. То, что не входит в ваши прямые обязанности, оставляйте «на потом» или просто игнорируйте.

В то же время, не забывайте о личных целях. Если вы хотите повысить свой профессиональный уровень и быстро продвинуться по карьерной лестнице, тогда соглашайтесь на дополнительные поручения, которые помогут вам приблизиться к данной цели.
В любом случае, четко распланировав свое рабочее время, вы сможете не только выполнять все качественно и в срок, но еще и успевать следить за всеми событиями в офисе.

Источник: www.justlady.ru