Как составить письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение необходимо для получения уведомления об отправленных материалах или иной документации. Как правило, для написания письма используется фирменный бланк.
В верхнем углу бланка или чистого листа необходимо указать реквизиты компании, которая отправляет письмо-подтверждение. Ниже указывается информация адресата: наименование организации и имя руководителя. Для удобства регистрации в архиве целесообразно пронумеровать письмо и указать дату его написания.
При написании письма следует персонально обращаться к адресату, желательно с добавлением словосочетаний «уважаемый господин/госпожа», «уважаемые партнеры». Ниже указывается цель обращения, то есть для чего составлялось данное письмо-подтверждение.
Далее идет непосредственно тема обращения к конкретному лицу. Это может быть изменение списка оказываемых услуг, расширение ассортимента товара, изменение цен на них и т.д. Ни в коем случае нельзя допускать какие-либо сокращения, так как это негативно отразится на ответных действиях адресата.
В заключительной части письма-подтверждения целесообразно выразить уверенность в дальнейшем сотрудничестве или заранее извиниться за потраченное время на чтение документа. Как правило, наиболее распространенными обращениями являются следующие фразы: «Надеемся на сотрудничество», «Благодарим за внимание».
Письмо-подтверждение включает в себя прощание с адресатом. Например, «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «Искренне ваш». Это зависит от степени знакомства.
При необходимости письмо-подтверждение может включать различные приложения (графические изображения, расчетные таблицы, прейскуранты). Но в этом случае следует учитывать, чтобы письмо легко читалось и было информативным. При составлении основной части письма рекомендуется ссылаться на дополнительные источники.
В конце письма-подтверждения ставится роспись руководящего лица и печать данной компании. Письменное обращение к адресату передается лично в руки или отправляется по почте. В последнее время все чаще используется электронный вид отправки писем, что экономит не только время, но и повышает оперативность ответной реакции адресата.
Источник: