Как оформить электронное письмо
Сегодня, в компьютерную эпоху, необходимо знать правила деловой переписки и придерживаться их при написании личных, рекомендательных, поздравительных и других писем. Также, соблюдение правил деловой переписки свидетельствует о вашей вежливости и об уважении к адресату.
1
Деловые письма принято писать на фирменных бланках. На них уже должны иметься реквизиты организации, поэтому даже в электронном письме должна быть указана вся информация о компании.
2
Чуть ниже реквизитов, с правой стороны, следует указать дату отправления, причем месяц стоит писать буквами (12 мая 2011 г). В международной переписке не употребляются принятые у нас сокращения (12.05.11). В США, например, сначала указывают месяц, а затем число (май 12, 2011).
3
Ниже, с левой стороны, не делая новый абзац, пишут вежливое обращение. В России после вступительного обращения часто ставится восклицательный знак. В международной практике принято ставить запятую.
4
На следующей после обращения строке необходимо обозначать тему письма. Для этого можно поставить «Re:» (английское «in Reference to» — относительно, что касается). Например, «Re: В ответ на ваш телекс oт 18 мая 2011 г.».
5
Если письмо посвящено только одной теме, то ее можно указать в поле, сразу после электронного адреса. Но если переписка ведется сразу по нескольким вопросам, то лучше обозначить их сразу после обращения. Таким образом удастся разбить письмо на соответствующее число блоков.
6
Все большую популярность набирает так называемый цельноблочный стиль написания. При цельноблочном стиле абзацы начинаются не с отступом на 5 пробелов, а выравниваются по левому краю. Если вы хотите четко отделить абзацы друг от друга, то каждый новый абзац начинайте через 3-4 пробела.
7
Заканчивают письмо обычно комплиментом. В основном употребляют комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Также можно ограничиться добрыми пожеланиями: «Наилучшие пожелания г-ну…», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» («My best regards») и т.д.
Источник: