Организация и ведение переговоров: правила и рекомендации

Деловые переговоры – неотъемлемая и очень важная часть бизнеса. Именно в их ходе налаживается взаимодействие между руководителями разных фирм, организаций, обсуждаются детали сотрудничества, условия заключения контрактов. Поэтому к их организации и проведению следует относиться очень серьезно, придерживаясь общепринятых правил, рекомендаций.

Переговоры могут проходить как в официальной, так и в неофициальной обстановке. В первом случае их проводят в офисе одной из сторон. Предположим, вы – руководитель фирмы, которому предстоит принять делегацию. Непосредственным местом встречи могут быть или ваш кабинет, или конференц-зал, или комната для переговоров. Если в ваш офис приедет небольшая делегация из двух, максимум трех человек, лучше всего принять ее в своем кабинете. Если же делегация будет более представительной, переговоры желательно вести в более просторном помещении.

Необходимо заранее четко оговорить время встречи и повестку дня, то есть, какие именно вопросы будут обсуждаться. Это необходимо, чтобы вы подготовились наилучшим образом. Распорядитесь, чтобы помещение, отведенное для переговоров, было подготовлено к встрече. Необходимо, чтобы из него было убрано все ненужное, расставлено необходимое количество стульев или кресел, приготовлены канцелярские принадлежности (бумага, ручки, карандаши). Также желательно приготовить безалкогольные прохладительные напитки и стаканы. Хотя по правилам хорошего тона партнерам обязательно нужно предложить чай или кофе, эти напитки не будут лишними.

Если нужны какие-то документы, справки, статистические материалы, об этом также следует позаботиться заранее, чтобы не отвлекаться в ходе самих переговоров на их поиски.

Разумеется, вести переговоры надо вежливо, тактично. Вполне естественно, что вы будете отстаивать интересы своей фирмы, добиваться наиболее выгодных условий. Но при этом необходимо одновременно учитывать интересы партнеров, демонстрировать уважение к ним, проявлять готовность к разумному компромиссу.

Если же переговоры будут проводиться в неформальной обстановке, наилучшим местом для встречи будет какой-нибудь ресторан. В том случае, когда вашими партнерами являются иностранцы, особенно с Востока, постарайтесь заранее проконсультироваться со специалистом, хорошо знающим их обычаи, традиции, правила поведения в обществе, кулинарные пристрастия. Это особенно актуально, когда вам предстоит вести переговоры с японцами, поскольку они придают переговорам в неформальной обстановке очень большое значение. Разумеется, если инициатором такой встречи выступите вы, придется взять на себя все расходы.

Источник: www.justlady.ru